Beschwerdeverfahren

1. Zulässigkeit

Ihre Beschwerde senden Sie bitte schriftlich an folgende Adresse:

Sonic Equipment GmbH

Abt. Beschwerden

Am Hegelesberg 12

73230 Kirchheim

Sie erhalten von uns innerhalb von zehn Arbeitstagen Antwort auf Ihre Beschwerde.

Im Schreiben:

• bestätigen wir den Erhalt Ihrer Beschwerde
• informieren wir Sie darüber, ob Ihre Beschwerde zulässig ist und weiter geprüft wird
• teilen wir Ihnen bei Zulässigkeit der Beschwerde mit, wann Sie mit einem Ergebnis rechnen können
• informieren wir Sie bei Nichtzulässigkeit Ihrer Beschwerde über die Gründe für die Ablehnung und schlagen Ihnen nach Möglichkeit andere Wege vor, um Ihre Bedenken vorzutragen

2. Bearbeitung

Bei der Untersuchung der zulässigen Beschwerden versuchen wir, mehr Informationen zu erhalten, die Vorwürfe besser zu verstehen und über das weitere Vorgehen zu entscheiden. Möglicherweise schlagen wir eine Mediation vor, um mögliche Konflikte zwischen den Streitparteien zu lösen. Am Ende der Bearbeitungsphase erstellen wir ein Abschlussschreiben oder einen Berichtsentwurf.

Generell versucht Sonic Equipment, so schnell wie möglich auf Beschwerden zu antworten. Der Termin für die endgültige Antwort hängt jedoch von der Art der Beschwerde ab. In begründeten Fällen kann die Frist verlängert werden, nachdem die Beschwerdeführer entsprechend informiert wurden.

3. Konsultation

Nach Erstellung des Berichtsentwurfs am Ende der Bearbeitungsphase folgt eine Konsultation mit internen und externen Beteiligten. Dabei wird untersucht, ob in dem Bericht Informationen fehlen oder Ungenauigkeiten bestehen. Sonic Equipment versucht, zusätzliche Informationen zur Beweislage zu berücksichtigen, ist allerdings nicht verpflichtet, den Bericht zu ändern, damit die nächste Phase beginnen kann.

Interne und externe Beteiligte werden aufgefordert, zu dem Berichtsentwurf Stellung zu nehmen. Der Berichtsentwurf ist zu diesem Zeitpunkt noch vertraulich und nur für die Empfänger zur Stellungnahme bestimmt.

Die Stellungnahme soll die Möglichkeit geben:

• Fehler und/oder Versäumnisse zu vermeiden
• Missverständnisse auszuräumen
• gegebenenfalls relevantes neues Beweismaterial vorzulegen
• Entscheidungen einzubinden, die Sonic Equipment auf der Grundlage der übermittelten Schlussfolgerungen getroffen hat
• Einschätzungen zur Stichhaltigkeit der Ergebnisse zu geben

4. Bericht über die Ergebnisse

Der Abschlussbericht einschließlich der Erkenntnisse des Beschwerdemechanismus, der Ergebnisse der Beschwerde und möglicher Empfehlungen wird an die Beschwerdeführer geschickt. Falls diese nicht auf Vertraulichkeit bestehen, wird der Bericht veröffentlicht.

Zu diesem Zeitpunkt können die Beschwerdeführer, falls sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind eine Überprüfung der Entscheidung von Sonic Equipment durch den internen oder externen Berufungsmechanismus beantragen.

Das Beschwerdeverfahren wird zu folgenden Ergebnissen führen:

• Das Problem wird gelöst
• Der Geschäftsführung von Sonic Equipment werden Empfehlungen vorgelegt
• Es werden Abhilfemaßnahmen vorgeschlagen oder Maßnahmen, um das Problem zu mindern
• Es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich
• Die Vorwürfe werden zurückgewiesen
• Die Beschwerde ist nicht zulässig